Refibo

Vergoedingen voor reis-, vervoer en verblijfskosten

Zijn uw werknemers regelmatig op de baan? Dient u hen hiervoor extra te vergoeden? Welke kosten worden gedekt?

Reis-, verblijf- en vervoerskosten. Een personeelslid dat zich moet verplaatsen in het kader van de uitoefening van zijn functie, kan aanspraak maken op de terugbetaling van zijn reiskosten[1]. Er dient een onderscheid te worden gemaakt voor kosten gemaakt voor dienstreizen in het binnen- en buitenland, al dan niet met overnachting, vervoerskosten, etc.

 Belastingvrije bedragen. De volledige vergoeding betaalt door de werkgever blijft belastingvrij[2]. De vergoeding wordt doorgaans forfaitair bepaald. Dit wilt zeggen dat een vast bedrag uitbetaald wordt zonder dat de daadwerkelijke kosten moeten worden bewezen.

Norm. Deze forfaitaire vergoedingen zijn gebaseerd op “ernstige normen”. De fiscus bepaalt dat dit het geval is als de onkostenvergoeding overeenstemt met wat de overheid aan haar ambtenaren betaalt[3].

Toch meer? Een hogere vergoeding is toegelaten, maar dan zijn er wel bewijzen van de reële kosten nodig.

Gebruik eigen voertuig. Wanneer door de werknemer gereisd wordt met een eigen voertuig, worden de kosten forfaitair terugbetaald op basis van een kilometervergoeding[4].

Tot juli 2018 is het bedrag van de kilometervergoeding voor wagens vastgesteld op € 0,3460 per kilometer[5].

Vergoeding voor het werken op verplaatsing in België[6]. Als een werknemer zich in België verplaatst in het kader van de uitoefening van zijn functie, dan wordt hiervoor een dagvergoeding toegekend.De voorwaarden om aanspraak te kunnen maken op de vergoeding zijn de volgende:

  • een minimale verplaatsing van zes uren;
  • de verplaatsing is verder dan een straal van 25 km van de maatschappelijke zetel;
  • er staat geen andere (federale) dienst of een derde in voor de kosten;
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken.

Concreet heeft de werknemer recht op een belastingvrije onkostenvergoeding van € 16,73 (dat is minder dan de vergoeding van € 19 voorheen). In de vergoeding is de kost van een maaltijd inbegrepen.

Regelmatig op dienstreis. Indien de functie van de werknemer vereist dat er regelmatig prestaties buiten de maatschappelijke zetel worden verricht, kan hiervoor een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend. In dit geval gelden geen vereisten inzake minimumduur en afstand. Let op, de maandelijkse forfaitaire vergoeding mag nooit hoger liggen dan zestien maal de dagelijkse vergoeding voor een personeelslid.

 Aanvullende verblijfskosten in België. Wanneer een personeelslid in België buiten zijn woonplaats moet logeren, wordt een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten toegekend. Deze vergoeding dekt de huisvestingkosten. Zij wordt toegekend onder de volgende cumulatieve voorwaarden:

  • de verplaatsing is verder dan 75 km van de maatschappelijke zetel;
  • er staat geen andere (federale) dienst of een derde in voor de kosten;
  • de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

 Wanneer aan de dienstreis een overnachting is gekoppeld ontvangt de werknemer € 125,50 per nacht (dit is meer dan voorheen). De “dagvergoeding” van € 16,73 kan daar nog bovenop komen. 

Let op! Uiteraard kan de werkgever niet de hotelkosten betalen indien hij een vergoeding uitkeert voor de huisvestingkosten aan de medewerker.

De duur van de dienstreis wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd.

 Vermindering met maaltijdcheques. Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten gedurende binnenlandse dienstreizen te vergoeden, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.

 Verblijfskosten in het buitenland. De vergoeding is gelijk aan de werkelijke huisvestingskosten per nacht en maximaal de huisvestingsvergoeding die wordt toegekend per land of stad[7]. Zo bedraagt de logementsvergoeding voor de UK bijvoorbeeld € 214,00 (de dagelijkse vergoeding € 101,00). Er kunnen evenwel geval per geval met redenen omklede overschrijdingen worden toegestaan. De vergoeding wordt toegestaan op vertoon van bewijsstukken en voor zover er geen enkel voordeel van dezelfde aard aan het personeelslid is toegekend.

 Verschil werknemers en zelfstandigen. De forfaitaire vergoedingen waar in dit artikel wordt over gesproken, gelden enkel voor werknemers en niet voor zelfstandigen die winst of baten behalen. Zelfstandigen die in het kader van hun beroepswerkzaamheid een gelijkaardige “reis” zouden maken, moeten de echtheid en het bedrag van de in dit kader gemaakte kosten verantwoorden door middel van bewijsstukken.

 Hogere bedragen toekennen? In de mate dat de toegekende vergoedingen forfaitaire maximumbedragen overschrijden, vormen zij in principe belastbare bezoldigingen. Dit is tevens zo wanneer de vergoeding wordt toegekend voor verplaatsingen die niet beantwoorden aan de opgelegde minimumduur.

 De toekenning van een hogere niet-belastbare verblijfsvergoeding blijft evenwel mogelijk onder de voorwaarde dat de werkgever of vennootschap het bewijs levert dat:

  • de vergoeding enerzijds bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn; en
  • dat die vergoeding anderzijds ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

 

REFIBO. REFIBO helpt u graag de juiste vergoedingen te bepalen en het correcte bedrag uit te betalen.


[1]Art. 68 e.v., KB 13.07.2017.

[2] Uiteraard op voorwaarde dat aan de vereisten is voldaan voor het toekennen van de betreffende vergoeding.

[3] KB van 13.07.2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt.

[4] Art. 73 e.v., KB 13.07.2017.

[5] Circulaire 2017/C/53 van 25.08.2017 betreffende de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen.

[6] Bepalingen van het KB van 13.07.2017.

[7]MB van 16 november 2017 houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen.

Laatste revisie
11/04/2018 10u04

Publicatie datum
11/04/2018 10u04

Meer info