Refibo

Waarom u uw zakengeheimen best beschermt met een NDA.

Soms overkomt het u: u krijgt een geniaal idee. U wilt hiervoor samenzitten met iemand die dit idee mee helpt realiseren en er iets tastbaar van maakt. Maar hoe beschermt u een idee best in deze prille fase? Of nog anders: u gaat een partnerschap aan of wenst een onderneming over te kopen. Uiteraard wilt u er zeker van zijn dat de aangereikte informatie vertrouwelijk behandeld wordt. Hoe pakt u dit het best aan?

Veilig communiceren. Een geheimhoudingsovereenkomst of non-disclosure agreement (NDA) biedt partijen de mogelijkheid om vertrouwelijke informatie uit te wisselen. Diverse ondernemers maken een NDA op in het kader van bijvoorbeeld een geplande samenwerkings- of koopovereenkomst. Sowieso komen er kwesties ter sprake die eigen zijn aan de onderneming en waarvan de openbaarmaking niet steeds gewenst is. In een NDA wordt vastgelegd welke informatie als vertrouwelijk wordt aanzien, met welke bedoeling de info wordt verstrekt en wat de rechten en plichten van de partijen zijn.  

Confidentiële informatie. Welk soort informatie men net wilt beschermen, kan divers zijn. Sommige informatie wordt reeds beschermd via een wet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de informatie die een dokter dagelijks te kennen krijgt of informatie omtrent het privé- en familieleven. Deze wordt o.a. beschermd door het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens omwille van het karakter van de informatie.

In het kader van bedrijfsonderhandelingen is het waarschijnlijk dat er verhandelbare bedrijfsgegevens dienen beschermd te worden.

Bijgevolg is het van belang in elke geheimhoudingsovereenkomst te gaan specifiëren wat er onder “vertrouwelijke informatie” wordt verstaan. U kan de vertrouwelijke informatie opsommen en hierbij vermelden dat de bescherming niet beperkt is tot deze lijst en dat het onbelangrijk is of deze informatie al dan niet rechtmatig wordt verkregen. Zo is het mogelijk de lijst uit te breiden of onvoorziene omstandigheden toch in te calculeren.

Volgens het TRIPS verdrag[1] van de Wereldhandelsorganisatie kan de volgende informatie worden beschouwd als “geheim te houden”: “natuurlijke of rechtspersonen hebben de mogelijkheid te beletten dat informatie waarover zij rechtmatig beschikken zonder hun toestemming wordt openbaar gemaakt of wordt verworven of gebruikt door anderen op een wijze die strijdig is met de eerlijke handelsgebruiken. Het gaat over informatie die:       
(a) geheim is in de zin dat het niet algemeen bekend is of niet gemakkelijk toegankelijk is voor personen andere dan diegene die er normaal mee omgaan;   
(b) een commerciële waarde heeft;       
(c) geheim moet blijven en waarvoor er reeds redelijke maatregelen zijn genomen om ze geheim te houden.”[ES1] 

Praktisch gezien kan in een geschrift geheime informatie aangeduid worden als “confidentieel” door het op het stuk zelf te vermelden. De mondeling besproken informatie verkrijgt een confidentieel karakter door deze ook op papier uit te schrijven en te bestempelen als “confidentieel”.

De partij die de informatie blootgeeft, blijft eigenaar van de informatie en de rechten die daaruit voortvloeien.

Wettelijke bescherming. U kan uzelf de vraag stellen, is het echt nodig om een overeenkomst op te maken om bepaalde informatie te beschermen? Bestaan er geen alternatieve mogelijkheden? Het Burgerlijk Wetboek (BW) bevat enkele regels die een bepaalde discretie[2] kunnen afdwingen. Echter zijn deze minder concreet dan een NDA.

Deontologie. Beroepspersonen zoals advocaten, boekhouders, etc. die vaak mee aan tafel zitten bij onderhandelingen zijn uit hoofde van hun beroep reeds verplicht tot het stilzwijgen van deze geheimen. Hun instituten schrijven immers deontologische regels voor. Een instituut kan haar beroepspersonen zelfs bestraffen. Een advocaat kan bijvoorbeeld drie maanden geschorst worden. De schade voor de onderneming wordt hiermee natuurlijk niet ongedaan gemaakt.

Let op. Niet elke partij is gebonden door het beroepsgeheim. Bankiers en consultants bijvoorbeeld zijn vaak bij transacties betrokken maar zijn niet verplicht informatie ontvangen binnen de uitoefening van hun beroep geheim te houden.

Wettelijke sancties. De wet daarentegen voorziet in geldelijke boetes via strafrechtelijke sancties. Zo kan er bij schending van het beroepsgeheim teruggegrepen worden naar art. 458 van het strafwetboek[3].
Het strafwetboek voorziet tevens sancties voor andere personen, zo bijvoorbeeld voor personen die werkzaam zijn of zijn geweest in een fabriek waarvan hij/zij geheimen rondstrooit[4].

Arbeidsovereenkomstenwet. In dit kader kan ook verwezen worden naar de arbeidsovereenkomstenwet[5] zelf. De wet voorziet in een geheimhoudingsverplichting. Ze bepaalt met name dat de werknemer verplicht is om zich ervan te onthouden fabrieksgeheimen, zakengeheimen of geheimen in verband met persoonlijke of vertrouwelijke aangelegenheden, waarvan hij in de uitoefening van zijn beroepsarbeid kennis kan hebben, bekend te maken. Deze bepaling geldt zowel gedurende de overeenkomst als na het beëindigen daarvan.

Het artikel dekt enkel het meedelen, niet het persoonlijk gebruiken van de informatie en het geldt ook enkel tussen de werkgever en de werknemer. Op vlak van de werknemer kan het verregaande gevolgen hebben en als dringende reden voor ontslag gelden.[ES2] 

Let op. Over wat de werknemer niet mag bekendmaken is de wet ook niet sluitend. Nergens wordt gedefinieerd wat een zakengeheim is. Het is noodzakelijk dat dit dus wordt gespecifieerd in een NDA. Voorbeelden zijn cliëntenlijsten, productiekosten, winstmarges.

Conclusie. Hoewel de confidentialiteitsverplichtingen van het BW gehanteerd kunnen worden, zijn dit vage normen die bovendien internationaal moeilijk afdwingbaar zijn. De logische en veiligste uitweg is in elk geval het opstellen van een confidentialiteitscontract!

Praktisch. Hoe begint u aan de opmaak van een NDA? Eerst bepaalt u wie de partijen in het contract zijn. Nadien neemt u op met welk specifiek doel de overeenkomst wordt gesloten. De bepaling dat “de partijen vertrouwelijke info wensen uit te wisselen” is onvoldoende. Ook het eigenlijke project dient gekaderd te worden.

Naderhand worden de specifieke voorwaarden voor het uitwisselen van de geheime informatie uitgestippeld. Hierbij is het van belang rekening te houden met het principe van de gelijkwaardigheid van de partijen. De ene partij mag niet onevenredig in het nadeel/voordeel zijn tegenover de andere partij.

Beide partijen erkennen ten opzichte van elkaar dat ze de informatie die ze ontvangen confidentieel zullen behandelen. De informatie wordt enkel uitgewisseld met het oog op de sluiting van de eigenlijke overeenkomst. De informatie dient te worden bewaard als “een goede huisvader”.

Tip! U breidt de bepaling “goede huisvader” best uit met “in het algemeen”. Het is niet mogelijk te weten wat de tegenpartij begrijpt onder het begrip “goede huisvader”. De tegenpartij moet dezelfde zorg geven aan de behandeling van uw informatie als de zorg die hij zelf geeft aan zijn eigen informatie. Maar, u bent niet op de hoogte of uw tegenpartij een pietje precies of een sloddervos is. Vandaar neemt u best de “goede huisvader in het algemeen” op.

Als belangrijkste elementen in de overeenkomst moet de geheim te houden informatie worden uitgeschreven en de draagwijdte van het bekendmakingsverbod. Zorg ervoor dat de omschrijving zo ruim mogelijk is en ook ruimte laat voor aanvullingen. Het bekendmakingsverbod kan zowel direct als indirect zijn (bv. informatie eerst verwerken in een eigen productieproces en dan meedelen). Een uitzondering is mogelijk als de medecontractant er schriftelijk mee instemt. Het moet duidelijk zijn hoe lang de confidentialiteit geldt. Ondanks dat er een einddatum wordt geprikt, blijft de verplichting om niet te spreken impliciet bestaan. Impliciete bepalingen zijn moeilijk afdwingbaar. Daarom wordt, bij voorkeur, best overeengekomen dat de informatie ook na het einde van de overeenkomst moet geheim gehouden worden. Maar, in de praktijk stelt een lange confidentialiteitsperiode weinig voor aangezien de meeste informatie zijn waarde na een zekere termijn verliest.

Logischerwijze zal de informatie wel intern worden verspreid binnen de ondernemingen. Er kan wel worden opgenomen dat de verspreiding beperkt dient te worden. Uiteraard dienen de bestuurders en/of medewerkers deze informatie ook geheim te behandelen.

Clausule bij overtreding. De geheimhouder verklaart een contractuele vergoeding verschuldigd te zijn van een, nader te bepalen, aanzienlijk bedrag voor iedere overtreding van de geheimhoudingsovereenkomst.

Geschil. Bij een NDA draait het allemaal rond de “geheimhouding”. Ook wanneer er een geschil rijst, dient het discreet karakter bewaard te worden. De afwikkeling van een geschil kan gebeuren via een gesloten arbitrageprocedure. Indien beide partijen dit wensen, dient dit te worden opgenomen in het contract. Stel dat er niets werd afgesproken dan kan u vragen dat de procedure bij de rechtbank achter gesloten deuren verloopt. Zo wordt de openbaarheid van de rechtspraak omzeilt en het geheim karakter van de informatie bewaard.

Conclusie. Wanneer u onderhandelingen wilt voeren over bijvoorbeeld grote samenwerkings- of koopovereenkomsten is het nuttig voorafgaand aan de sluiting van het contract tevens een geheimhoudingsovereenkomst op te maken. Aan deze NDA moet alle betrokken partijen, en zeker degene die niet gebonden zijn door het beroepsgeheim, worden onderworpen.

REFIBO. Refibo kan u helpen bij het opstellen van uw geheimhoudingsovereenkomst! U kan vrijblijvend contact met ons opnemen.


[1] Art. 39.2 Agreement on Trade Related Aspects of Intellectual Property Rights van 15 April 1994.

[2] Artikel 1134: “Alle overeenkomsten die wettig zijn aangegaan, strekken degenen die deze hebben aangegaan, tot wet. Zij kunnen niet herroepen worden dan met hun wederzijdse toestemming of op de gronden door de wet erkend. Zij moeten te goeder trouw worden ten uitvoer gebracht.”

Artikel 1382: “Elke daad van de mens, waardoor aan een ander schade wordt veroorzaakt, verplicht degene door wiens schuld de schade is ontstaan, deze te vergoeden.”

[3] “Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in rechte (of voor een parlementaire onderzoekscommissie) getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met geldboete van honderd [euro] tot vijfhonderd [euro].”

[4] Art. 309. Sw: “Hij die geheimen van de fabriek waarin hij werkzaam geweest is of nog is, kwaadwillig of bedrieglijk aan anderen meedeelt, wordt gestraft met gevangenisstraf van drie maanden tot drie jaar en met geldboete van vijftig [euro] tot tweeduizend [euro].

[5] Art. 17, 3°, a) Wet van 3 Juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Laatste revisie
25/04/2018 09u20

Publicatie datum
25/04/2018 09u20

Meer info