Na de coronaperiode blijft thuiswerken een gangbare praktijk. Werknemers werken, voor zover mogelijk, doorgaans minimaal één dag per week vanuit huis. Wanneer een werknemer thuiswerkt, dienen de hiermee gepaard gaande kosten door de werkgever te worden vergoed. Echter, onder welke voorwaarden kan een werknemer aanspraak maken op een belastingvrije forfaitaire thuiswerkvergoeding? En wat is de hoogte van deze vergoeding?

Welke kosten kunnen vergoed worden?

De forfaitaire vergoeding die de werknemer ontvangt van de werkgever dekt de gewone kantoorkosten incl. alle kosten die normaal gemaakt moeten worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.

Onder deze definitie vallen onder andere volgende kosten:

• Kosten van gebruik thuiskantoor: huur, onderhoudskosten, verzekering, onroerende voorheffing, nutsvoorziening, … ;
• Computer- en printmateriaal;
• Kantoorbenodigdheden: papier, schrijfgerei, … ;
• Koffie, water, versnaperingen;
• …

Wanneer kunnen deze kosten vergoed worden?

De forfaitaire kantoorvergoeding kan uitsluitend worden toegekend aan werknemers die tijdens de reguliere werktijden structureel en op regelmatige basis thuiswerken, hetgeen neerkomt op het equivalent van ten minste één werkdag per week, eventueel verspreid over meerdere dagen. De beoordeling van deze voorwaarde geschiedt op maandbasis.

Hoeveel bedraagt de vergoeding?

Sinds 1 juni 2024 bedraagt dit bedrag € 154,74 per maand. Dit vertegenwoordigt een lichte stijging ten opzichte van de vergoeding van € 151,70, welke gold van 1 december 2023 tot en met 31 mei 2024. Het is hierbij van belang te vermelden dat dit maximumbedrag niet hoeft te worden aangepast bij deeltijdse dienstverbanden.

Bijkomende forfaitaire vergoedingen mogelijk?

• Vergoeding voor randapparatuur: Indien de werknemer reeds een door de werkgever verstrekte computer gebruikt, maar daarnaast thuis nog gebruik maakt van aanvullende randapparatuur zoals een tweede computerscherm of een printer/scanner, kan aan de werknemer gedurende een maximale periode van drie jaar een vergoeding van € 5 per maand per item worden toegekend. De vergoeding voor randapparatuur is echter beperkt tot een maximum van € 10 per maand.
• Vergoeding voor privé-pc en -internet: Indien de werkgever niet voorziet in een eigen computer, is het de werkgever toegestaan een maandelijkse forfaitaire vergoeding van maximaal € 20 toe te kennen voor het professionele gebruik van een privécomputer bij thuiswerk.

Conclusie

De verhoogde thuiswerkvergoeding per 1 juni 2024 weerspiegelt de blijvende relevantie van thuiswerken in het hedendaagse arbeidsklimaat. Werkgevers dienen zich bewust te zijn van de voorwaarden en mogelijkheden die deze vergoedingen met zich meebrengen, om hun werknemers op een passende en fiscaal gunstige manier te ondersteunen.

Heeft u nog vragen met betrekking tot de verhoogde thuiswerkvergoeding? REFIBO BV beantwoordt graag al uw vragen over dit onderwerp. Contacteer ons gerust telefonisch op het nummer +32 9 223 31 54 of per mail op het mailadres studiedienst@refibo.be.

Blijf op de hoogte van het belangrijkste nieuws voor ondernemers, ontvang onze maandelijkse REFIBO nieuwsbrief nu in uw mailbox!