Privacy en disclaimer

Privacy en Disclaimer

Disclaimer

REFIBO besteedt veel zorg aan de creatie van deze website, maar garandeert echter niet de correctheid van de informatie. De gebruiker is zich er eveneens van bewust dat de informatie kan veranderen zonder dat hij daarvan van tevoren op de hoogte wordt gebracht. Daarom kan REFIBO niet aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van de site of voor het gebruik dat hiervan wordt gemaakt. Wanneer REFIBO verwittigd wordt van fouten of onvolledigheid van gegevens, dan zal REFIBO onmiddellijk overgaan tot verbetering of aanvulling.

In het geval dat linken tot stand worden gebracht met andere websites, bijvoorbeeld met behulp van zoekinstrumenten, is REFIBO niet aansprakelijk voor de inhoud en het bestaan van deze andere sites. Eenieder die gebruikt maakt van deze opzoekingsinstrumenten is zich ten volle bewust van het feit dat internet materiaal bevat dat tegen de goede zeden indruist en dat schadelijk kan zijn, en erkent dat REFIBO geenszins in staat is toezicht uit te oefenen op dergelijk ongeoorloofd of schadelijk materiaal. REFIBO kan niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten in adressen van websites of domeinnamen op deze site.

Auteursrecht
© REFIBO, 2020. REFIBO geeft de bezoeker van deze site de toelating om de opgenomen gegevens te kopiëren, af te drukken en aan te wenden op voorwaarde dat deze gegevens louter voor informatieve doeleinden van de bezoeker worden aangewend, en met uitsluiting van elke verdere verveelvoudiging, distributie, commercialisatie of exploitatie onder derden.

Jouw privacy is belangrijk voor ons!

REFIBO gaat op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle natuurlijke personen. REFIBO verbindt zich ertoe om bij de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens van alle natuurlijke personen strikt alle wettelijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens na te leven. Deze policy omschrijft welke persoonsgegevens REFIBO verwerkt, op welke basis en waarom zij worden verwerkt, en hoe zij worden beschermd. De policy bevat en beschrijft ook de rechten van de natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens en de regels omtrent de onderlinge gegevensuitwisseling.

De persoonsgegevens worden verwerkt door REFIBO BV ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer (BTW BE) 0475.280.303, met maatschappelijke zetel te 9050 GENTBRUGGE, Kerkstraat 106. REFIBO BV verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Europese verordening vanaf haar inwerkingtreding.

De uitgebreide privacy policy kan hier geraadpleegd worden voor alle betrokkenen.

Handelsmerken
Sommige namen, tekens en logo’s die op deze site worden gebruikt (bijvoorbeeld het logo en de naam van REFIBO en TIA zijn beschermde handelsmerken.

Allerlei
Ieder geschil met betrekking tot de REFIBO website valt onder de toepassing van de Belgische wetgeving. In geval van geschil zijn enkel de Gentse rechtbanken en hoven bevoegd.

Privacyverklaring voor alle stakeholders

1. Wie is REFIBO BV?

Met deze verklaring wil REFIBO jou informeren over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door REFIBO naamloze vennootschap met maatschappelijke zetel te 9050 GENTBRUGGE, Kerkstraat 106 en ondernemingsnummer 0475.280.303.

Deze privacyverklaring zet uiteen hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk zijn voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke in onze hoedanigheid van werkgever of dienstverlener van onze klanten en websitebezoekers. In dat geval bepalen wij “waarom” en “hoe” persoonsgegevens moeten worden verwerkt. Voor sommige van onze diensten treden wij enkel op als verwerker en verwerken we jouw persoonsgegevens volgens de instructies van onze klant (bv. Wanneer je belt naar REFIBO voor één van onze klanten of wanneer je wordt gebeld door REFIBO voor één van onze klanten). Voor informatie over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van deze diensten, neem je best contact op met de andere partij met wie je een overeenkomst hebt afgesloten.

Deze privacyverklaring is van toepassing op REFIBO en haar verbonden ondernemingen.

REFIBO wenst als dataverwerker op een verantwoorde manier om te gaan met jouw privacy en jouw persoonsgegevens als klant (en jouw werknemers), prospect (en jouw werknemers), leverancier (en jouw werknemers), haar eigen werknemers, interims, sollicitanten, andere REFIBO stakeholders, social media contact en bezoeker van haar website. Deze privacyverklaring beschrijft hoe REFIBO jouw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt, bewaart en beschermt. Deze algemene privacyverklaring moet samen worden gelezen met de andere voorwaarden die van toepassing zijn in de relatie met REFIBO (zoals de specifieke privacyverklaring voor de sollicitanten, interims en werknemers/websitebezoekers en inbellers/klanten, prospecten, leads, leveranciers en stakeholders en betrokkenen, de disclaimer en de cookieverklaring). Dit document geeft je informatie over de manier waarop en de voorwaarden waaronder REFIBO jouw persoonsgegevens ontvangt en verwerkt indien je een REFIBO klant, prospect, leverancier, stakeholder, werknemer, interim bent, REFIBO website bezoekt, een account aanmaakt door je te registeren op onze website of via de website online solliciteert bij een REFIBO entiteit. REFIBO raadt je sterk aan de nodige tijd te nemen om deze documenten aandachtig en volledig door te nemen, aangezien deze bepalingen belangrijk voor je kunnen zijn.

Gegevensbescherming neemt REFIBO heel ernstig en REFIBO voorziet dan ook een gepaste bescherming van jouw persoonsgegevens. REFIBO baseert zich daarbij op de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming, hierna aangeduid als de “AVG”) en wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens. REFIBO treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de AVG.

Door deze algemene privacyverklaring te aanvaarden tijdens het registratieproces en, indien toepasselijk, tijdens het online solliciteren, ga je er uitdrukkelijk mee akkoord. Indien je bij het lezen van deze privacyverklaring voor stakeholders en geregistreerden niet akkoord gaat met de inhoud ervan, word je verzocht je niet te registreren en/of te solliciteren.

1. Categorieën van personen van wie gegevens worden verwerkt

REFIBO verzamelt persoonsgegevens van:

• REFIBO’s klanten, prospecten, leads, leveranciers, stakeholders, business contacten en prospecten (en van de daaraan gekoppelde contactpersonen) (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen).
• Werknemers, klanten, prospecten, leads en leveranciers van REFIBO’S klanten (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen).
• Familieleden van REFIBO’s klanten en werknemers (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen of de privacyverklaring van sollicitanten, interims en werknemers).
• REFIBO’s werknemers, interims en sollicitanten (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor sollicitanten, interims en werknemers).
• Bezoekers van REFIBO’s website en sociale media (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor websitegebruikers en inbellers).
• Persoonsgegevens van betrokkenen (bijvoorbeeld contactpersonen bij overheidsinstanties, personen waarvoor wordt gebeld door wettelijke vertegenwoordigers of vertrouwenspersonen, andere raadgevers,…) (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen).

1. Oorsprong van de gegevens die REFIBO verwerkt

REFIBO verzamelt op verschillende manieren jouw persoonsgegevens, met name persoonsgegevens die REFIBO ontvangt:

• Van jou als betrokkene zelf (bijvoorbeeld gegevens die zelf hebt verspreid via e-mail, social media, jouw persoonlijke en bedrijfswebsite, de website van REFIBO of via een aangemaakte accountregistratie of hebt meegedeeld in een telefonisch of mondeling gesprek) (voor meer informatie lees de voor jou toepasselijke privacyverklaring voor websitegebruikers en inbellers/ prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen/ sollicitanten, interims en werknemers).
• Van jouw (voormalige) werkgever (bijvoorbeeld wanneer REFIBO’s klant of leverancier een onderneming is en jij als betrokkene door deze onderneming als contactpersoon wordt aangewezen, wanneer REFIBO een opdracht of een organisatietraject met due diligence uitvoert, wanneer REFIBO in het kader van haar dienstverlening aan jouw werkgever jouw persoonsgegevens als betrokkene dient te verwerken of in het kader van een sollicitatie gesprek wanneer een (voormalige) werkgever wordt opgegeven als referentiepersoon) (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen/ sollicitanten, interims en werknemers).
• Van een job-aggregator, die jou heeft doorgestuurd naar de website van REFIBO (voor meer informatie lees de privacyverklaring van sollicitanten, interims en werknemers).
• Van onze klanten, over hun klanten, prospecten, leads, leveranciers en andere betrokkenen wiens persoonsgegevens zij verzamelen (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen).
• Van andere partijen (bijvoorbeeld overheidsinstanties of de raadgevers en andere adviseurs van jou, of wanneer REFIBO’s klant of inbeller informatie versterkt over jou bijvoorbeeld in het kader van een vraag om dienstverlening) (voor meer informatie lees de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen).
• Van gegevens over jouw surfgedrag op en gebruik van de website en de mobiele applicaties van REFIBO (voor meer informatie lees ons cookiebeleid).

Als je persoonsgegevens meedeelt over jouw gezinsleden of andere betrokkenen (zoals aandeelhouders of begunstigden), dan dien je hen daarover te informeren en op de hoogte te stellen van (de inhoud van) deze privacyverklaring.

1. Persoonsgegevens die REFIBO verwerkt

REFIBO verwerkt binnen de perken van de hieronder opgesomde doeleinden volgende persoonsgegevens:

• Jouw klantenprofiel en gegevens over jouw interesses en behoeften, gerelateerd aan het gebruik van onze producten en diensten, jouw contacten met REFIBO of onze klantendienst (voor meer informatie lees het privacybeleid voor websitebezoekers en inbellers/ prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen).
• Bancaire gegevens, zoals rekeningnummers (voor meer informatie lees het privacybeleid voor sollicitanten, interims en werknemers).
• Persoonsgegevens in verband met loon- en personeelsadministratie, zoals sollicitatiegegevens, gegevens nodig om de verloning te bepalen, gegevens nodig voor de sociale en fiscale wetgeving, opleidingsgegevens, fiscaal statuut… (voor meer informatie lees het privacybeleid voor sollicitanten, interims en werknemers).
• Elektronische identificatie-, contact- en beveiligingsgegevens, zoals inloggegevens, wachtwoorden, kenmerken van de identificatiemiddelen (digipass, kaart, …), cookies, IP-adres van jouw computer of smartphone.
• Gegevens die betrekking hebben op etnische afkomst, politieke, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid of gezondheidsgegevens ( voor meer informatie lees privacybeleid voor sollicitanten, interims en werknemers).
• Audiovisuele gegevens, zoals opnames van bewakingscamera’s in de kantoren of in het gebouw en van telefoongesprekken met een medewerker van REFIBO of onze klantendienst (voor meer informatie lees het privacybeleid voor websitegebruikers en inbellers/ prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen/ sollicitanten, interims en werknemers).
• Publiek beschikbare informatie: zoals publicaties in het Belgisch Staatsblad over benoemingen en de Kruispuntbank voor ondernemingen (voor meer informatie lees het privacybeleid voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen).
• Persoonlijk ingevoerde contactgegevens op de websites van REFIBO of via een sollicitatieformulier, als onderdeel van het registratieproces (voor meer informatie lees het privacybeleid voor websitegebruikers en inbellers/ sollicitanten, interims en werknemers).
• Jouw social media boodschappen zoals op Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter en andere (apps)tools (voor meer informatie lees het privacybeleid voor sollicitanten, interims en werknemers).

Als je ons persoonsgegevens meedeelt over jouw gezinsleden of andere betrokkenen (zoals aandeelhouders of begunstigden), dan dient je hen daarover te informeren en op de hoogte te stellen van (de inhoud van) deze Privacyverklaring.

1. Hoe verzamelt REFIBO persoonsgegevens?

Algemeen
Jouw persoonsgegevens worden rechtstreeks verzameld wanneer je klant bij ons wordt, jij je registreert voor gebruik van onze (online) diensten, je een document invult of contracten ondertekent, gebruik maakt van onze (online) diensten en producten of via één van onze kanalen contact met ons opneemt. Daarnaast verwerkt REFIBO ook persoonsgegevens wanneer deze publiek gemaakt worden (bijvoorbeeld publicaties in het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank voor Ondernemingen, Graydon, Bisnode? Companyweb) of aan REFIBO wordt overgedragen door partners waarmee REFIBO samenwerkt of derden, zoals notarissen, advocaten, schuldbemiddelaars, …

REFIBO kan ook persoonsgegevens aankopen van derden (zoals Bisnode). Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden om de juistheid van gegevens in onze bestanden te controleren, ter verrijking van onze bestanden en als ondersteuning van marketingacties.

Een gedetailleerde uitleg over de verwerkingsdoelstellingen waarvoor je persoonsgegevens worden verwerkt en de juridische grondslag voor deze verwerkingen vind je hieronder verder toegelicht.

De verwerking van verschillende persoonsgegevens gebeurt enkel met jouw toestemming. Deze toestemming kan ook tijdens telefonisch gevraagd worden. Wij werken met een protocollaire geïnformeerde telefonische toestemming. Dit betekent dat wij op het einde van een telefoongesprek waarbij nieuwe persoonsgegevens worden meegedeeld, uitdrukkelijk jouw toestemming zullen vragen voor de verwerking van de persoonsgegevens. Deze toestemming zal in WAV files opgeslaan worden en bijgehouden. De bewaartermijn is afhankelijk van het doeleinde waarvoor je jouw toestemming hebt gegeven.

Zelfs indien je geregistreerd bent op de “bel-me-niet-meer-lijst” kunnen wij je nog steeds telefonisch contacteren indien wij jouw toestemming hiervoor hebben gekregen of indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomsten met jou.

Indien je weigert om bepaalde persoonsgegevens aan REFIBO te verstrekken, zou dit, naargelang het geval, kunnen leiden tot de onmogelijkheid of de weigering tot het aangaan van een commerciële of contractuele relatie, het verderzetten van een dergelijke relatie of het uitvoeren van een handeling waarom je verzocht heeft.

Cookies en andere technologische middelen

REFIBO vergemakkelijkt het gebruik van haar website aan de hand van cookies. Een cookie is een tekstbestand dat via een website op de harde schijf van jouw computer wordt geplaatst. De website kan hierdoor jouw toestel markeren en herkennen wanneer je door de verschillende rubrieken van de website surft (en eventueel bij een later bezoek), zodat je bijvoorbeeld niet voor elke pagina die je opvraagt opnieuw je paswoord hoeft in te toetsen. Cookies kunnen enkel worden gelezen door de website die ze gecreëerd heeft. Het is mogelijk om je browser zodanig in te stellen om het gebruik van cookies te beperken of te verbieden. Bij jouw eerste bezoek aan de website krijg je informatie over hoe jij je akkoord kunt verklaren met het gebruik van cookies. Het staat je vrij om cookies te aanvaarden of te weigeren, maar het weigeren van cookies kan het bezoek aan onze website minder gebruiksvriendelijk maken. Je kunt eveneens na elk bezoek aan de website de cookies van je harde schijf verwijderen. In principe kan je aan de hand van cookies niet geïdentificeerd worden. Het is evenwel mogelijk om te achterhalen met welke computer je op het internet surft via het IP-adres. REFIBO maakt gebruik van cookies voor statistische, sociale en commerciële doeleinden, voor opmaak van een algemeen gebruikersprofiel en voor evaluatie en optimalisatie van het gebruik van haar website en mobiele applicaties. Het gaat om functionele en permanente cookies en sessie- en comfortcookies, die eigen of van derden kunnen zijn (voor meer informatie lees ons cookiebeleid). Voor cookies die door derden worden geplaatst (zoals Google Analytics, Doubleclick en Facebook), verwijst REFIBO naar de verklaringen die zij op hun respectieve websites hebben gezet. REFIBO heeft geen invloed op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van derden. Meer informatie over de cookies die gebruikt worden door REFIBO vind je terug in het cookiebeleid op onze website. Algemene informatie over de werking van cookies kan je bovendien terugvinden op de externe website All About Cookies (www.allaboutcookies.org).

1. Hoe beveiligt REFIBO jouw persoonsgegevens?

De veiligheid van jouw gegevens is voor REFIBO een prioriteit. Daarom heeft REFIBO een veiligheidsbeleid uitgewerkt op basis van drie principes.

Beperkte toegang tot jouw gegevens

Binnen REFIBO is de toegang tot jouw persoonsgegevens beperkt tot de werknemers die de gegevens nodig hebben om hun opdracht uit te voeren. Onder opdracht moet worden verstaan: het geheel van diensten die REFIBO biedt op contractuele basis, de taken die nodig zijn om die diensten te leveren volgens de door REFIBO gedefinieerde kwaliteitsnormen, de activiteiten die REFIBO wordt opgelegd krachtens het juridisch en regelgevend kader of die REFIBO in staat stelt haar doelstellingen inzake gezond beheer en fraudepreventie te bereiken.

De personen die toegang hebben tot jouw gegevens moeten bovendien strikte eisen naleven inzake vertrouwelijkheid en geheimhouding om de vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te garanderen.

Technische en organisatorische normen

REFIBO past technische en organisatorische normen toe die bedoeld zijn om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te garanderen. Doel van die maatregelen is jouw gegevens beveiligen, zodat niet-gemachtigde personen er geen toegang tot krijgen, maar ook de integriteit van jouw gegevens garanderen door te vermijden dat ze onopzettelijk veranderd of vernietigd worden.

De infrastructuur van REFIBO beantwoordt aan de vereisten inzake gegevensbescherming. De lokalen, de servers, het netwerk, de transfers en de gegevens worden gecontroleerd op basis van vastgelegde regels.

De gegevensverwerkingen door REFIBO worden ingedeeld naargelang van hun kritiek karakter op het gebied van informatiebeveiliging en het risico dat ze vormen voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen. Dit omvat ook kenmerken als volume en gevoeligheid van de verwerkte gegevens. Het niveau van de vereiste organisatorische en technische maatregelen voor elke verwerking is evenredig met de geïdentificeerde risico’s.

Voor de informatiebeveiliging past REFIBO de norm EFQM toe.

Specifieke maatregelen bij gegevensoverdracht

REFIBO kan jouw gegevens doorgeven in het kader van een onderaannemingsovereenkomst of om te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten.

Als REFIBO een beroep doet op een onderaannemer, gaat REFIBO na of de contractuele, organisatorische en technische maatregelen aanwezig zijn om de adequate beveiliging van jouw persoonsgegevens te garanderen en ervoor te zorgen dat die gegevens alleen gebruikt worden in het kader van de door REFIBO gegeven opdracht. Die maatregelen worden bepaald na een evaluatie van het risico dat met elke uitbestede activiteit gepaard gaat.

Bovendien worden alleen de gegevens doorgegeven die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht van de onderaannemer.

In sommige gevallen moet REFIBO jouw gegevens doorgeven in het kader van haar wettelijke en reglementaire verplichtingen. REFIBO handelt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en leeft onder meer technische normen na die vastgelegd zijn door de bevoegde instanties.

7. Waarom verwerkt REFIBO persoonsgegevens?

Hieronder kan je terugvinden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, waarom we ze verwerken en hoe lang we deze bijhouden.

Indien je jouw toestemming voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens intrekt of indien de bewaartermijn van bepaalde gegevens voor welbepaalde doeleinden verstrijkt, is het nog steeds mogelijk dat REFIBO deze gegevens bewaard op grond van een ander doeleinden.

7.1. Nakoming van overeenkomsten of verbintenissen

REFIBO verwerkt jouw persoonsgegevens in het kader van de levering van onze producten en/of diensten aan onze (potentiële) klanten, prospecten, leads (contract/precontractuele fase/gerechtvaardigde belangen). De persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de levering van producten of diensten aan jou als betrokkene zelf, aan jouw werkgever waarvan jij de betrokkene bent (bijvoorbeeld adviesverlening in het kader van organisatie-inrichting, contact centers, sociaal recht of due diligence opdrachten) of aan de contractpartij van jij als betrokkene (klanten, prospecten, leads en leveranciers van onze klanten).

Voorbeelden van verwerkingen noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van een REFIBO overeenkomst zijn:

• Beheer van het REFIBO klantendossier en de (pre)(post)contractuele relaties.
• De verstrekking en het beheer van de REFIBO diensten en het REFIBO advies.
• Onderzoek en beheer van de REFIBO services, de toekenning en uitvoering van de REFIBO services en het beheer en de opvolging van de REFIBO services en dienstverlening.
• Verrichtingen met fintech en medtech instrumenten.

Om overeenkomsten die je sluit met REFIBO correct uit te voeren, kan REFIBO bepaalde persoonsgegevens ontvangen van of verstrekken aan een tussenpersoon of gespecialiseerde partners, zoals Bisnode, Graydon of derde partijen.

Deze gegevens worden bijgehouden zolang de overeenkomst wordt uitgevoerd of zolang de verjaringstermijn voor eventuele rechtsvorderingen loopt.

Voor meer uitleg lees het privacybeleid voor websitegebruikers en inbellers/prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen/sollicitanten, interims of werknemers.

7.2. Nakomen van REFIBO’s wettelijke verplichtingen

In sommige gevallen heeft REFIBO een wettelijke verplichting om bepaalde persoonsgegevens te verwerken, zoals bijvoorbeeld:

• In het kader van de arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving (voor meer uitleg zie privacyverklaring voor sollicitanten, interims en werknemers).
• Op bevel van de overheid of van het gerecht.
• In het kader van administratieve, boekhoudkundige en vennootschapsrechtelijke verplichtingen.
• Het beantwoorden van verzoeken tot uitoefening van de rechten die je geniet op basis van de privacyregelgeving en het beantwoorden van vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679).

REFIBO hanteert de bewaartermijnen die worden opgelegd door de wettelijke of reglementaire bepalingen.

7.3. Personeelsadministratie en recrutering van werknemers

In het kader van haar personeelsadministratie verwerkt REFIBO jouw gegevens als werknemer of ex-werknemer.

Met het oog op indienstneming van nieuwe werknemers verzamelt REFIBO persoonsgegevens van jou als sollicitant (contract en desgevallend toestemming voor gegevens die vrijwillig, doch zonder noodzaak en ongevraagd, door jou als sollicitant aan REFIBO bezorgd worden).

7.4. Profilering

Mits jouw toestemming gebruikt REFIBO de gegevens die zij over jou verkrijgt in het kader van een geautomatiseerde verwerking van deze persoonsgegevens waarbij aan de hand van deze gegevens persoonlijke aspecten kunnen worden geëvalueerd, zoals jouw persoonlijke voorkeuren of interesses, om jou op die manier informatie en aanbiedingen te kunnen bezorgen die jou mogelijks kunnen interesseren. REFIBO kan de resultaten van de profilering doorgeven aan haar commerciële partners.

De verwerking van de persoonsgegevens voor dit doeleinde gebeurt enkel indien wij daarvoor jouw toestemming hebben ontvangen. Deze toestemming wordt gegeven door uitdrukkelijk de plaatsing van analytische cookies te aanvaarden of wanneer je uitdrukkelijk de privacyverklaring voor prospecten, klanten, leads, stakeholders en betrokkenen hebt aanvaard.

De automatische verwerkingen hebben betrekking op gegevens die REFIBO rechtstreeks van jou heeft verkregen, of op gegevens die zij van derde partijen heeft verkregen. In dat laatste geval zal REFIBO jou steeds laten weten van wie zij jouw gegevens heeft verkregen. Deze gegevens worden doorgegeven aan verwerkers die door REFIBO worden ingeschakeld om de automatische verwerking te kunnen uitvoeren.

Deze gegevens worden voor dit doeleinde in principe 7 jaar bijgehouden. Je kan steeds jouw toestemming intrekken door een loutere melding via privacy@refibo.be. Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is aangevraagd, stuur je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart. In dat geval is het voor REFIBO ook niet meer mogelijk jouw voorkeuren bij te houden, waardoor we mogelijks bepaalde informatie bij verdere dienstverlening steeds opnieuw zullen moeten opvragen.

7.5 Direct marketing

De privacywet zelf definieert het begrip direct marketing niet. De Europese wetgeving definieert dit begrip als volgt: “alle activiteiten die het mogelijk maken om goederen en diensten aan te bieden of andere boodschappen te verzenden aan een deel van de bevolking via de post, de telefoon of andere middelen, gericht op het informeren van of het uitlokken van een reactie van de betrokkene alsmede enige daarmee verband houdende dienst”. Dit begrip is met andere woorden zeer ruim. Vallen bijvoorbeeld ook onder de definitie: adressenhandel, gegevenswarenhuizen, gepersonaliseerde reclameboodschappen, niet-commerciële boodschappen van een (liefdadigheids)vereniging, politieke propaganda,… .

REFIBO houdt zich het recht voor de gegevens die zij over jou heeft, te gebruiken in het kader van direct marketing. Indien je prospect, klant, leverancier, stakeholder of lid bent van de community, gebeurt dit op grond van REFIBO’s gerechtvaardigd belang om te ondernemen. Via deze direct marketing bezorgt REFIBO jou informatie en aanbiedingen die jou mogelijks kunnen interesseren. Het gaat in dat geval om gegevens die REFIBO rechtstreeks van jou heeft verkregen. Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen behoudens de verwerkers die REFIBO inschakelt op de direct marketing te kunnen uitvoeren en de commerciële partners.

Deze gegevens worden bijgehouden tot 7 jaar na het laatste contact met jou of zolang het nodig is om geschillen te beslechten.

REFIBO heeft een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens als klant (of contactpersonen bij jou als klant) te verwerken voor het verzenden, via elektronische weg, van reclameboodschappen, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor commerciële evenementen en dergelijke meer), mits deze betrekking hebben op gelijkaardige producten en diensten. Voor alle andere marketingacties via elektronische weg vraagt REFIBO jouw toestemming. Ten slotte heeft REFIBO een gerechtvaardigd belang om marketingacties via niet elektronische weg te voeren.

Je hebt ten allen tijde het recht om je te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden door dit eenvoudig te laten weten via privacy@refibo.be, mits bewijs van jouw identiteit (kopie van de identiteitskaart). Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is aangevraagd, stuur je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart. In dat geval wordt je uitgeschreven uit al onze communicatiekanalen.

7.6. Prospectie

REFIBO houdt zich het recht voor om, op grond van haar gerechtvaardigd belang om te ondernemen, gegevens van klanten, prospecten, leads, leveranciers, bezoekers van de website, of personen die op een andere manier in contact komen met REFIBO bij te houden en te prospecteren. Op grond van ons zelfde gerechtvaardigd belang kunnen deze gegevens worden doorgeven aan commerciële partners (zie hierboven). Voor het overige worden deze gegevens enkel gebruikt door verwerkers die REFIBO inschakelt in het kader van het databeheer.

Deze gegevens worden in principe bijgehouden gedurende 7 jaar.

Je hebt ten allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen deze verwerking door dit eenvoudig te laten weten via privacy@refibo.be, mits bewijs van jouw identiteit (kopie van de identiteitskaart). Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is aangevraagd, stuur je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart. In dat geval wordt je uitgeschreven uit al onze communicatiekanalen.

7.7. Online enquêtes/surveys invullen

Om het beleid, de websites, de webshops of de apps van REFIBO beter te maken, gebruiken wij online enquêtes of ‘surveys’. Daarin verzamelen we alleen de informatie die jij ons geeft. We houden die informatie op een veilige manier bij. Alle resultaten worden anoniem verwerkt.

7.8. Deelname aan wedstrijden

Wanneer je deelneemt aan een wedstrijd die door REFIBO wordt georganiseerd, verwerkt REFIBO de opgevraagde gegevens omdat we die nodig hebben voor het uitvoeren van de overeenkomst. Zonder die gegevens voert REFIBO de overeenkomst niet uit en kan je dus niet deelnemen aan de wedstrijd. Voor dit doeleinde geeft REFIBO de gegevens enkel door aan verwerkers (zoals softwareleveranciers) die ingeschakeld moeten worden voor de uitvoering van de overeenkomst en aan de medeorganisatoren. Na het einde van de overeenkomst houdt REFIBO nog 7 jaar de gegevens bij, behoudens in die gevallen waarin de persoonsgegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Daarna wist REFIBO de betrokken gegevens.

Op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen, geeft REFIBO de betrokken gegevens ook door aan commerciële partners. Je kan je steeds verzetten tegen dergelijke doorgifte, door dit eenvoudig te laten weten via privacy@refibo.be, mits bewijs van jouw identiteit (kopie van de identiteitskaart). Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is aangevraagd, stuur je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart. In dat geval wordt je uitgeschreven uit al onze communicatiekanalen.

In elke mail die je van ons of van onze partners krijgt, heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven voor die specifieke mailing.

7.9. Publieksstemming bij wedstrijden

Wanneer je deelneemt aan een wedstrijd die door REFIBO wordt georganiseerd door jouw stem uit te brengen tijdens een publieksstemming, verwerkt REFIBO de opgevraagde gegevens omdat we die nodig hebben vanuit ons gerechtvaardigd belang om de correcte werking van de wedstrijd te controleren. Enkel de gegevens die noodzakelijk zijn om misbruiken bij de stemming te kunnen detecteren, vraagt REFIBO op. Binnen dat doeleinde worden de gegevens enkel doorgegeven aan verwerkers (zoals softwareleveranciers) die ingeschakeld moeten worden voor de organisatie van de wedstrijd en aan de medeorganisatoren. Deze gegevens houdt REFIBO gedurende een termijn van 7 jaar bij. Daarna wist REFIBO de betrokken gegevens.

7.10. Deelname aan gesubsidieerde projecten

Indien je via REFIBO deelneemt aan gesubsidieerde projecten, verwerkt REFIBO de opgevraagde gegevens omdat we die nodig hebben om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk deel te nemen aan het project. Binnen dat doeleinde geeft REFIBO de gegevens enkel door aan verwerkers (zoals medeorganisatoren van het project en softwareleveranciers) die ingeschakeld moeten worden voor de uitvoering van de overeenkomst, en aan de subsidiërende instantie in het kader van rapportering.

Na het einde van de overeenkomst houdt REFIBO jouw gegevens nog 7 jaar bij, behoudens in die gevallen waarbij de subsidiërende instantie ons zou verplichten de gegevens langer bij te houden of de persoonsgegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Daarna wist REFIBO de betrokken gegevens.

Op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen, geeft REFIBO de betrokken gegevens ook door aan commerciële partners. Je kan je steeds verzetten tegen dergelijke doorgifte door dit eenvoudig te laten weten via privacy@refibo.be, mits bewijs van jouw identiteit (kopie van de identiteitskaart). Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is aangevraagd, stuur je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart. In dat geval wordt je uitgeschreven uit al onze communicatiekanalen. In elke mail die je van ons of van onze partners krijgt, heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven voor die specifieke mailing.

7.11. Deelname aan evenementen

Wanneer jij je inschrijft voor een evenement van REFIBO, verwerkt REFIBO de opgevraagde gegevens omdat we die nodig hebben om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Zonder deze gegevens is het niet mogelijk deel te nemen aan het evenement. Na het einde van de overeenkomst houdt REFIBO jouw gegevens nog 7 jaar bij, behoudens in die gevallen waarin de persoonsgegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen, geeft REFIBO de betrokken gegevens ook door aan commerciële partners. Je kan je steeds verzetten tegen dergelijke doorgifte, door dit eenvoudig te laten weten via privacy@refibo.be, mits bewijs van jouw identiteit (kopie van de identiteitskaart). Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is aangevraagd, stuur je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart. In dat geval wordt je uitgeschreven uit al onze communicatiekanalen. In elke mail die je van ons of van onze partners krijgt, heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven voor die specifieke mailing.

Deelnemerslijsten worden niet publiek gemaakt, maar kunnen wel verdeeld worden onder de overige deelnemers.

Jouw toestemming zal worden gevraagd indien foto’s van het evenement gebruikt worden voor de promotie van activiteiten en dienstverlening van REFIBO of één van zijn commerciële partners.

7.12. Beheer van klachten, interne en externe risico-analyses, audits, penetratie- en assessmenttests

REFIBO heeft een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens te verwerken in het kader van:

• Klachten, geschillen en juridische risico’s en uitoefening, verdediging en vrijwaring van de rechten van REFIBO.
• De opmaak van statistieken en risico-, marketing- en andere modellen.
• Interne en externe audits, risico-analyses en penetratie- en assessmenttest. Deze vinden plaats op hetzij REFIBO’s eigen initiatief hetzij op initiatief van enige derde die daar wettelijk of contractueel toe gerechtigd is.

Deze gegevens worden gedurende 7 jaar bijgehouden na het einde van de betrokken gebeurtenissen (opmaak statistieken en modellen, uitvoering betrokken audits, analyses of testen).

1. Doorgifte van gegevens

De gegevens die REFIBO van jou ontvangt, worden op grond van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen eveneens doorgegeven aan commerciële partners (sponsors, partners, sectororganisaties, …) voor commerciële doeleinden, zodat zij jou kunnen contacteren met relevante informatie, aanbiedingen, enz. die je mogelijks interesseren. De betrokken gegevens worden door REFIBO bewaard gedurende dezelfde termijn als de bewaringstermijn die voorzien is voor het doeleinde op basis waarvan de gegevens werden verzameld.

Je kan je steeds verzetten tegen een dergelijke doorgifte, door dit eenvoudig te laten weten via privacy@refibo.be, mits bewijs van jouw identiteit (kopie van de identiteitskaart). Om er zeker van te zijn dat een dergelijk verzoek door jou is aangevraagd, stuur je een kopie van jouw identiteitsbewijs mee. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart. In dat geval wordt je uitgeschreven uit al onze communicatiekanalen. In elke mail die je van ons of van onze partners krijgt, kan je je uitschrijven voor die specifieke mailing.

1. Mark-i.nl

Onze website maakt gebruik van Mark-i.nl, een derde partij die het e-mailverkeer afkomstig van onze website en het verzenden van eventuele nieuwsbrieven afhandelt. Alle bevestigingsmails die jij ontvangt van onze website en webformulieren worden verzonden via de servers van Mark-i.nl. Onderaan iedere e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden, zie je de ‘uitschrijven’ link. Als je hierop klikt, zal je niet langer e-mails ontvangen van onze website. Dit kan de functionaliteit van onze website voor jou ernstig verminderen. Jouw persoonsgegevens worden door Mark-i.nl beveiligd opgeslagen. Marki-nl. maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. Mark-i.nl behoudt zich het recht om jouw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen. Mark-i.nl zal jouw naam en e-mailadres nooit voor andere eigen doeleinden gebruiken.

1. Welke rechten heb je als klant, prospect, leverancier, stakeholder, werknemer, interim, bezoeker en geregistreerde van REFIBO?

Je hebt als klant, prospect, leverancier, stakeholder, werknemer, interim, bezoeker en geregistreerde van REFIBO het recht:

• Op transparantie.
• Om in een klare en begrijpelijke taal geïnformeerd te worden over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de REFIBO entiteiten en de REFIBO MSP (of managed service provider) partners.
• Op het inkijken, verbeteren en verwijderen van jouw persoonsgegevens;
• Om de overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens te ontvangen in een gebruikelijke machineleesbaar format.
• Om jou eerder gegevens toestemming terug in te trekken.
• Om de beperking van de verwerking te vragen of een bezwaar te maken tegen de verwerking.

Indien jij één van jouw onderstaande rechten wenst uit te voeren dien je hiervoor een verzoek te richten aan privacy@refibo.be, vergezeld van jouw identiteitskaart. Ter bescherming van jouw privacy, maak je jouw pasfoto en rijksregisternummer zwart.

10.1. Recht van inzage en verbetering van jouw persoonsgegevens

Je mag jouw persoonsgegevens raadplegen. REFIBO zal je, op verzoek, kosteloos een kopie bezorgen van de persoonsgegevens die REFIBO over je verwerkt. Indien je bijkomende kopieën vraagt, kan REFIBO hiervoor een redelijke vergoeding vragen voor administratieve kosten. Voor kopieën van rekeningafschriften of attesten zullen je kosten worden aangerekend overeenkomstig de geldende tarievenlijst.

Het is van belang dat de persoonsgegevens die REFIBO verwerkt juist en actueel zijn. Je mag steeds een verzoek tot verbetering richten aan REFIBO indien je meent dat bepaalde gegevens onjuist zouden zijn.

10.2. Recht van wissing

Je kan REFIBO verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen.

REFIBO zal dit verzoek enkel weigeren in volgende gevallen:

• De bijgehouden persoonsgegevens zijn nodig om het recht op vrijheid van meningsuiting uit te oefenen.
• Er bestaat een wettelijke verplichting om de gegevens te bewaren.
• Om redenen van algemeen belang (bijvoorbeeld volksgezondheid of wetenschappelijke, statistische of historische onderzoeksdoeleinden)

10.3. Recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken

Je kan een verwerkingsbeperking van je gegevens vragen in volgende gevallen:

• Je betwist de juistheid van jouw gegevens. In dat geval kan de verwerking van jouw gegevens beperkt worden voor de tijd die REFIBO nodig heeft om de juistheid na te gaan;
• Hoewel de verwerking onrechtmatig is, wil je niet dat jouw gegevens worden gewist en eis je in de plaats daarvan een beperkt gebruik van jouw gegevens.
• REFIBO heeft niet langer jouw gegevens nodig maar je hebt ze zelf nog nodig om jouw rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen voor een rechtbank.
• Je hebt bezwaar gemaakt tegen de verwerking. In afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van de verwerkingsverantwoordelijke zwaarder wegen dan die van jou wordt de gegevensverwerking beperkt.

REFIBO kan toch bijkomende verwerkingsverrichtingen uitvoeren, indien:

• Je daarvoor jouw toestemming gaf.
• Het gaat om de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• De rechten van een andere natuurlijke- of rechtspersoon moeten worden beschermd.
• Of om redenen van zwaarwegend algemeen belang van de Unie of een lidstaat.

10.4. Recht op overdracht van jouw persoonsgegevens

Je beschikt over een recht om in sommige gevallen aan REFIBO te vragen om jouw persoonsgegevens door te geven aan een door jou aangewezen derde.

Dit recht op overdracht van jouw persoonsgegevens heeft enkel betrekking op persoonsgegevens waarvan de gegevensverwerking berust op jouw toestemming of op een overeenkomst tussen jou en REFIBO. In andere gevallen kan je niet van dit recht genieten. Dit recht op overdracht geldt bovendien enkel voor zover de uitoefening ervan geen afbreuk doet aan de rechten of vrijheden van anderen.

10.5. Recht van bezwaar

Je hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als die verwerking berust op een algemeen belang of het gerechtvaardigd belang van REFIBO.

REFIBO zal in dit geval jouw gegevens niet meer verwerken tenzij we kunnen bewijzen dat er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn voor die verwerking die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of als we bewijzen dat we jouw gegevens nodig hebben voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Daarnaast kan je je ook te allen tijde verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. REFIBO zal jouw persoonsgegevens dan niet langer verwerken voor deze doeleinden.

10.6. Recht om toestemming te allen tijde in te trekken

Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden op basis van de verstrekking van jouw toestemming, kan je deze toestemming te allen tijde intrekken en zonder opgave van redenen.

10.7. Recht om niet onderworpen te worden aan volledig geautomatiseerde besluitvorming

Sommige persoonsgegevens worden door REFIBO volledig geautomatiseerd verwerkt om op een efficiënte wijze tot een gerechtvaardigde beslissing te komen. Indien je het niet eens bent met deze beslissing, dan kan je REFIBO contacteren om de tussenkomst van een medewerker te vragen.

10.8. Recht om een klacht in te dienen

Indien je meent dat REFIBO jouw persoonsgegevens niet op een correcte wijze verwerkt, dan kan je steeds contact opnemen of klacht indienen bij de functionaris voor gegevensbescherming van REFIBO

REFIBO – Isabel Van den Dorpe (DPO)

Kerkstraat 106

9050 GENT

+32 9 223 31 54

privacy@refibo.be

Je hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit is het toezichthoudend orgaan op het gebied van privacybescherming in België. Voor informatie kan je terecht op https://gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35

1000 BRUSSEL

+32 2 274 48 35

contact@apd-gba.be

1. Heb je vragen als klant, prospect, leverancier, stakeholder, werknemer, interim, bezoeker en geregistreerde van REFIBO?

Heb je aanwijzingen van misbruik of een klacht over de verwerking van jouw respectievelijke persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.

REFIBO – Isabel Van den Dorpe (DPO)

Kerkstraat 106

9050 GENT

+32 9 223 31 54

privacy@refibo.be

1. Wat bij wijzigingen van deze privacyverklaring?

REFIBO heeft te allen tijde het recht om haar privacyverklaring aan te passen teneinde deze in overeenstemming te brengen met de (wijzigingen van) de relevante wetgeving, nationale en internationale officiële standpunten en gerechtelijke uitspraken.

Je kan te allen tijde de meest recente versie van deze privacyverklaring terugvinden op de websites van de REFIBO entiteiten. Wij raden jou dan ook aan om regelmatig onderhavige privacyverklaring te raadplegen.

Privacyverklaring prospecten, leads & klanten

Deze privacyverklaring is een uitbreiding van de algemene privacyverklaring en is enkel bedoeld om jou als prospect, lead, klant of stakeholder te informeren over de wijze waarop REFIBO jouw gegevens verzamelt en verwerkt. Heb je na het lezen van deze en de algemene privacyverklaring nog vragen, neem dan contact op met privacy@refibo.be.

Voor welke doeleinden houdt REFIBO jouw gegevens bij?

REFIBO verwerkt jouw gegevens in eerste instantie voor het nakomen van de overeenkomsten die zij met jou heeft afgesloten.

Daarnaast is REFIBO in het kader van wettelijke verplichtingen genoodzaakt om jouw gegevens te verwerken.

Jouw gegevens kunnen ook gebruikt worden voor profilering, direct marketing of om aan prospectie te doen.

Indien je deelneemt aan wedstrijden, publieke stemmingen bij wedstrijden of evenementen van REFIBO kunnen jouw gegevens in het kader hiervan verwerkt worden.

De persoonsgegevens die je meedeelt bij het invullen van een enquête of survey kunnen door REFIBO worden ingevuld om haar dienstverlening te optimaliseren.

Voor jouw deelname aan gesubsidieerde projecten dienen jouw persoonsgegevens ook verwerkt te worden.

Jouw gegevens kunnen tot slot ook verwerkt worden om geschillen te beslechten, klachten te behandelen of in het kader van juridische procedures.

Hoe bekomt REFIBO deze gegevens?

Deze gegevens kunnen wij rechtstreeks van jou verkrijgen, doordat je ze hebt achtergelaten hebt op onze website, mondeling hebt meegedeeld, elektronisch of op papier hebt overgemaakt.

Wij kunnen ook gegevens onrechtstreeks verkrijgen van andere personen of instanties:

• Wij kunnen van onze klanten persoonsgegevens krijgen over hun klanten, leads, leveranciers en andere betrokkenen wiens persoonsgegevens zij verzamelen. Jij kan dan door ons aangemerkt worden als een prospect of lead.
• Derden, zoals overheidsinstanties of raadgevers en andere adviseurs.
• Verkopers van gegevens zoals Bisnode en Graydon.
• Vermeldingen in het Belgisch Staatsblad en Kruispuntbank voor Ondernemingen en andere bronnen die voor eenieder toegankelijk zijn, zoals de reeds door de betrokken persoon verstrekte gegevens of gegevens die door hun acties openbaar zijn gemaakt via sociale netwerken of andere netwerken.

Welke rechtsgrondslag hanteert REFIBO voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De verwerking van jouw persoonsgegevens kan op grond van een overeenkomst waarbij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van haar overeenkomsten of haar verbintenissen. Het kan gaan om de uitvoering van een overeenkomst met haar klanten, de toekenning van een wedstrijdprijs, het aanvragen van een gesubsidieerd project.

Jouw persoonsgegevens kunnen op grond van een wettelijke verplichting vervuld worden.

Jouw gegevens kunnen op grond van jouw vrije, expliciete en ondubbelzinnige toestemming verwerkt worden. Bijvoorbeeld in het kader van direct marketing of het organiseren van evenementen.

Het gerechtvaardigd belang kan eveneens een grondslag zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Zo heeft REFIBO het gerechtvaardigd belang om commerciële activiteiten te voeren, haar producten te verkopen, om haar dienstverlening te optimaliseren, klachten te behandelen en zich te verweren in juridische procedures.

Welke persoonsgegevens verwerkt REFIBO?

REFIBO verwerkt volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Contactgegevens (zoals e-mailadres, vast- en/of gsmnummer, adres, naam en voornaam, taal, faxnummer).
• Klantennummer
• Persoonsgegevens die je zelf hebt meegedeeld (mondeling, telefonisch, schriftelijk, elektronisch).
• Overeenkomsten en schikkingen.
• Klachten of incidenten.
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de facturatie (adres, maatschappelijke zetel, bankrekeningnummer, btw-nummer).
• Communicatie inzake de sluiting, uitvoering en beëindiging van het contract;

Wie zijn de ontvangers van jouw persoonsgegevens?

Bij het verwerken van jouw gegevens zijn mensen van REFIBO betrokken en kunnen mensen van externe organisaties betrokken zijn.

Vanuit REFIBO zijn volgende mensen betrokken:

• Management en medewerkers van REFIBO, die betrokken zijn bij het opstellen van de overeenkomst.
• Medewerkers die betrokken zijn bij de uitvoering en beëindiging van de overeenkomst.
• Medewerkers die betrokken zijn bij de organisatie van een evenement/wedstrijd/publieke stemming/survey/enquête.
• Medewerkers die betrokken zijn bij de nakoming van wettelijke verplichtingen.
• Medewerkers die betrokken zijn bij de behandeling van klachten

Persoonsgegevens kunnen desgevallend aan volgende derden worden doorgegeven:

• Commerciële partners (sponsors, partners, sectororganisatie,…).
• Derden die betrokken zijn bij de organisatie van een evenement, wedstrijd of publieksstemming.
• Externe adviesverleners.

Hoelang bewaart REFIBO jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden in principe tot één jaar na de beëindiging van de overeenkomst, uitreiking van de wedstrijdprijs, uitbrenging van jouw stem, indiening van survey/enquêtes bewaard.

Wij houden jouw gegevens voor profiling en prospecting bij tot 1 jaar na het laatste contact.

Van deze termijn kan worden afgeweken indien:

– REFIBO verplicht is om jouw persoonsgegevens te bewaren.

Zo dienen bijvoorbeeld:

• Fiscale documenten (fiscale fiches) tot 7 jaar na de uitdiensttreding te worden bijgehouden.
• Stavingstukken in het kader van de kmo-portefeuille tot 10 jaar na de dienstverlening te worden bijgehouden.

– Dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van REFIBO te beschermen.

– Jij hiervoor jouw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

Na het verstrijken van deze bewaartermijnen worden jouw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

Privacyverklaring sollicitanten

Deze privacyverklaring is een uitbreiding van de algemene privacyverklaring en is enkel bedoeld om jou als sollicitant te informeren over de wijze waarop REFIBO de gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt en is van toepassing op alle wervings-, en selectieprocedures. Indien je solliciteert of een open sollicitatie achterlaat via deze website, verzamelt REFIBO jouw persoonsgegevens.

Heb je na het lezen van deze en de algemene privacyverklaring nog vragen, neem dan contact op met privacy@refibo.be.

Voor welke doeleinden houdt REFIBO jouw gegevens bij?

REFIBO houdt persoonsgegevens bij voor wervings- en selectiedoeleinden.

Concreet betekent dit dat wij jouw gegevens bijhouden om:

• Na te gaan of je in aanmerking komt voor de vacature.
• Contact met jou op te nemen in verband met de functie waarvoor je solliciteert.
• Een sollicitatiegesprek vast te leggen en gerichte vragen te stellen tijdens het gesprek.
• Contact met jou op te nemen wanneer een gelijkaardige vacature open staat.
• Je uit te nodigen voor activiteiten die verband houden met de werving.

• Jou eventueel een voorstel te doen van een arbeids- of interimovereenkomst.

Daarnaast houden wij gegevens bij om geschillen te beslechten, klachten te behandelen of in het kader van juridische procedures.

Jouw gegevens kunnen ook gebruikt worden om statistische gegevens op te stellen die uitsluitend voor intern gebruik gebruikt worden. Hiermee willen wij inzicht krijgen in de duurtijd van onze sollicitatieprocedure, hoeveel sollicitanten zich aanbieden,… .

Hoe bekomt REFIBO deze gegevens?

Deze gegevens kunnen wij rechtstreeks van jou verkrijgen, zoals bijvoorbeeld:

• Gegevens die je achterlaat op onze website als je solliciteert op een vacature of aanmeldt op een wervingswebsite van REFIBO.
• Sollicitatiebrieven, motivatiebrieven, businesskaartjes, cv’s, andere documenten die je ons bezorgt.

Deze gegevens kunnen wij ook onrechtstreeks verkrijgen van andere personen of instanties, zoals bijvoorbeeld:

• Aantekeningen die aanwezige personen tijdens jouw sollicitatiegesprek maken van jouw antwoorden op de vragen, het verloop van het gesprek en de indruk die zij van jou krijgen.
• Gegevens die een referentiepersoon over jou meedeelt.
• Gegevens die verkregen worden uit een screening, assessment of psychologisch onderzoek die deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

• Gegevens die je achterlaat bij een vacaturessite waar REFIBO mee samenwerkt.
• Gegevens die je plaatst op social media (Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram, … ). We bekijken deze gegevens enkel indien de informatie die je hierop plaatst van belang is voor de functie waarvoor je solliciteert.

Welke rechtsgrondslag hanteert REFIBO voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Voor wervings- en selectiedoeleinden verzamelt, bewaart, gebruikt REFIBO naargelang het geval jouw gegevens op grond van:

• Ons gerechtvaardigd belang om jou te screenen en evalueren alvorens wij jou een aanbod van tewerkstelling doen.
• Jouw toestemming. Indien wij persoonsgegevens op basis van deze rechtsgrond verwerken zullen wij steeds jouw vrije, expliciete en ondubbelzinnige toestemming vragen. Deze toestemming kan je op elk moment terug intrekken. Er zullen nooit belangrijke gevolgen verbonden zijn aan het geven, weigeren of intrekken van je toestemming. Wij verwerken bijvoorbeeld de persoonsgegevens van de door jou opgegeven referentie persoon enkel als wij hiervoor jouw toestemming hebben gekregen.
• De uitvoering van precontractuele maatregelen. Wij verwerken jouw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om jou al dan niet een contractvoorstel te doen.

De verwerking van persoonsgegevens voor het beslechten van geschillen, behandelen van klachten of in het kader van juridische procedures, gebeurt op grond van:

• Ons gerechtvaardigd belang om ons te verdedigen.
• Wettelijke verplichting om klachten te behandelen.

Jouw gegevens kunnen ook gebruikt worden om statistische gegevens op te stellen die uitsluitend voor intern gebruik gebruikt worden op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze sollicitatieprocedures te optimaliseren.

Jouw gegevens kunnen ook verwerkt worden op grond van een wettelijke verplichting om deze persoonsgegevens te verwerken.

Welke persoonsgegevens verwerkt REFIBO?

REFIBO verwerkt volgende gegevens:

• Contactgegevens (zoals e-mailadres, vast- en/of gsmnummer, adres, naam en voornaam).
• Geboorteplaats en -datum.
• Persoonlijke kenmerken in je CV of tijdens gespreken (zoals opleiding, (werk)ervaring, vaardigheden, interesses, taalkennis, huidige en vorige betrekkingen, karakterkenmerken, foto, …).
• Links naar jouw Facebook, Instagram en Twitteraccount, LinkedInprofiel indien de informatie die je hier op plaatst relevant is voor de functie.
• Eventuele presentatievideo of persoonlijke elevatorpitch.
• Gegevens over jouw werkbeschikbaarheid.
• Resultaten van jouw geschiktheids-, persoonlijkheids-, taal-, competentieprofiel- en technische assessmenttesten.
• Een goed leesbare kopie van getuigschriften, diploma’s.
• Contactgegevens van de referentiepersonen die je hebt opgegeven.
• Gegevens van jouw werkvergunning en immigratiestatus.
• Ervarings- en beroepsgegevens (waaronder recente print van mycareer en mypension).
• Afhankelijk van de omstandigheden en de geldende lokale wetten en voorschriften, is het ook mogelijk dat wij gezondheids- en medische informatie en details over criminele en strafrechtelijke veroordelingen (verkeersboetes, uittreksel uit het strafregister) verzamelen.

Wij kunnen je vragen om tijdens het sollicitatiegesprek jouw identiteitskaart voor te leggen. Breng hem dus zeker mee.

Wie zijn de ontvangers van jouw persoonsgegevens?

Bij het verwerken van jouw gegevens zijn mensen van REFIBO betrokken en kunnen mensen van externe organisaties betrokken zijn.

Vanuit REFIBO zijn volgende mensen betrokken:

• De voor de invulling van de vacature verantwoordelijke HR contactpersoon en management.
• Medewerkers die naast het management en HR contactpersoon, deelnemen aan selectiegesprekken.
• Medewerkers van de HR administratie, die betrokken zijn bij het opstellen van het voorstel arbeidsvoorwaarden en arbeidsovereenkomst.

Persoonsgegevens kunnen desgevallend aan volgende derden worden doorgegeven:

• Jobsites waar REFIBO mee samenwerkt.

Hoelang bewaart REFIBO jouw persoonsgegevens als sollicitant?

Jouw persoonsgegevens als sollicitant worden zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Indien REFIBO redelijkerwijs verwacht in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor jou te hebben en jij hier toestemming voor hebt gegeven, kunnen wij jouw persoonsgegevens na beëindiging van de sollicitatieprocedure nog maximaal 7 jaar voor deze doeleinden bewaren.

Deze bewaartermijnen kunnen verlengd worden indien dit nodig is om geschillen te beslechten, klachten te behandelen of in het kader van juridische procedures.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden jouw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

Privacyverklaring interims

Privacy statement van alle wervings-, selectie- en tewerkstellingsprocedures
Deze privacyverklaring is een uitbreiding van de algemene privacyverklaring en is enkel bedoeld om jou als interim te informeren over de wijze waarop REFIBO jouw gegevens verzamelt en verwerkt.

Heb je na het lezen van dit privacy statement nog vragen, neem dan contact op met privacy@refibo.be.

Voor welke doeleinden houdt REFIBO jouw gegevens bij?

REFIBO houdt persoonsgegevens van jou bij om een arbeidsovereenkomst te sluiten, uit te voeren, of te beëindigen.

Concreet betekent dit dat wij jouw gegevens onder andere bij houden om:

• Te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de overeenkomst die REFIBO heeft afgesloten met het uitzendkantoor, zoals het doorgegeven van de dagen dat je hebt gewerkt, overuren, …. .
• Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
• Jouw planning van de dienstverlening en jouw prestaties op te volgen en te evalueren.

REFIBO kan jouw persoonsgegevens ook gebruiken om eventuele subsidies aan te vragen en te verkrijgen.

Daarnaast worden jouw persoonsgegevens bijgehouden om een competentie-ontwikkelingstraject in te richten en op te volgen.

Jouw persoonsgegevens kunnen gebruikt worden om geschillen te beslechten, klachten te behandelen of in het kader van juridische procedures.

Hoe bekomt REFIBO deze gegevens?

Deze gegevens kunnen wij rechtstreeks van jou verkrijgen, doordat je ze hebt meegedeeld tijdens de sollicitatieprocedure of nadien via mondelinge, schriftelijke of elektronische weg.

Deze gegevens kunnen wij ook op via andere manieren verzamelen:

• Via andere personen, voor zover die gerechtigd zijn om jouw persoonsgegevens aan ons over te maken, zoals een hiërarchisch meerdere, collega’s, HR verantwoordelijke, geneesheer (bij ziekte), klanten waar je een opdracht uitvoert, uitzendkantoor of derden.
• Via controlesystemen (tijdsregistratie, opname telefoongesprekken, …)
• Via overheidsinstellingen zoals de RSZ, de Kruispuntbank van de sociale zekerheid,….

Welke rechtsgronden hanteert REFIBO voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

REFIBO kan jouw persoonsgegevens op onderstaande rechtsgronden verwerken:

• Wettelijke verplichting: sommige gegevens dienen verwerkt worden in het kader van wettelijke verplichtingen.
• Uitvoering van een overeenkomst: sommige gegevens heeft REFIBO nodig om jouw arbeidsovereenkomst uit te voeren.
• Gerechtvaardigd belang: sommige gegevens verwerkt REFIBO in het kader van haar gerechtvaardigd belang.

Welke persoonsgegevens verwerkt REFIBO?

REFIBO verwerkt volgende gegevens:

• Persoonsgegevens die wij zijn bekomen tijdens de sollicitatieprocedure (zie privacyverklaring sollicitanten).
• Identificatiegegevens, zoals naam, voornaam, geboortedatum, geboorte plaats, rijksregisternummer, nationaliteit, burgerlijke staat, kopie ID kaart… .
• Contracten en arbeidsvoorwaarden.
• Aanwerving: titel en beschrijving van de functie, datum van aanwerving, methode van aanwerving, arbeidsvoorwaarden.
• Beëindiging van de betrekking: datum van vertrek, reden van vertrek, gegeven opzegtermijn, beëindigingsvoorwaarden.
• Jouw loon en loonfiches, extralegale voordelen.
• Evaluatieformulieren, aanwezigheid en discipline.
• Overeenkomsten en schikkingen.
• Klachten, incidenten of ongevallen.
• Organisatie van het werk: huidige verantwoordelijkheden, uurregeling, gepresteerde uren, verlofregeling.
• Gezondheid- en medische toestand (een handicap of andere specifieke medisch toestand waar REFIBO rekening mee moet houden (allergie, …) wanneer jij onze bedrijfsgebouwen betreedt of wanneer REFIBO een business lunch organiseert).
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanleggen van een personeelsdossier.
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de verzekering.
• Nummerplaatgegevens van jouw vervoermiddel.
• Gegevens van contactpersonen voor noodgevallen.
• Foto’s.
• Gesprekken die je voert met mensen die naar jou bellen. Deze gegevens worden bijgehouden in het kader van kwaliteitscontrole en de protocollaire geïnformeerde toestemming.
• Eventuele loonbeslagen.
• Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen en cursussen.
• Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
• Gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte.
• Gegevens die noodzakelijk zijn om jouw competentie-ontwikkelingstraject in te richten en op te volgen.
• Links naar jouw Facebook, Instagram en Twitteraccount, LinkedInprofiel indien de informatie die jij hier op plaatst relevant is voor de functie.
• Politieke of levensbeschouwelijke overtuiging (in het kader van de toekenning van politiek verlof of klein verlet, due dilligence opdrachten, sociaalrechtelijk advies,…).

Wie zijn de ontvangers van jouw persoonsgegevens?

Bepaalde persoonsgegevens die wij van jou verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft volgende ontvangers:

• De bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen.
• Dienstverleners inzake arbeidsrecht, sociaal zekerheidsrecht en fiscaal recht.
• Verzekeringsmaatschappijen (bijvoorbeeld arbeidsongevallenverzekeraar) en pensioenfondsen.
• De arbeidsgeneesheer, controlegeneesheer en preventieadviseur.
• Het paritaire comité en de sectorale fondsen.
• Eventueel gerechtelijke instanties.
• Anderen indien we daartoe verplicht worden door dwingende wet- of regelgeving.
• Jouw collega’s.

Enkel de noodzakelijke en relevante gegevens worden bezorgd aan deze ontvangers.

Uw persoonsgegevens zullen nooit verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking worden gesteld aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met jouw voorafgaande toestemming.

Hoelang bewaart REFIBO jouw persoonsgegevens als werknemer?

Jouw persoonsgegevens worden in principe tot één jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst bewaard, van deze termijn kan worden afgeweken indien:

– REFIBO wettelijk verplicht is om jouw persoonsgegevens te bewaren;

Zo dienen bijvoorbeeld:

• Sociale documenten (algemeen personeelsregister, individuele rekening, infofiche loonbonus) tot 5 jaar na de uitdiensttreding te worden bijgehouden.
• Fiscale documenten (fiscale fiches) tot 7 jaar na de uitdiensttreding te worden bijgehouden.

– Dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van REFIBO te beschermen. Na het verstrijken van deze periode worden jouw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.

Privacyverklaring voor website- en appgebruikers

Deze privacyverklaring is een uitbreiding van de algemene privacyverklaring en is enkel bedoeld om jou als website- en/of appgebruiker te informeren over de wijze waarop REFIBO jouw gegevens verzamelt en verwerkt.

Heb je na het lezen van deze en de algemene privacyverklaring nog vragen, neem dan contact op met privacy@refibo.be.

Voor welke doeleinden houdt REFIBO jouw gegevens bij?

REFIBO houdt persoonsgegevens van jou bij om een overeenkomst te sluiten, uit te voeren, of te beëindigen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien je een offerte/brochure/TIA-scan aanvraagt.

Daarnaast houden wij jouw gegevens bij om aan profiling en prospecting te doen. We analyseren jouw gedrag tijdens ons websitebezoek.

Bij het invullen van online enquêtes of surveys kunnen persoonsgegevens verwerkt worden voor benchmarking, de verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening,…

Indien je wilt deelnemen aan wedstrijden die online staan, worden er persoonsgegevens verwerkt, zodat wij jouw prijs kunnen bezorgen.

Om misbruiken bij online publieksstemmingen tegen te gaan, kunnen wij persoonsgegevens verwerken na het uitbrengen van jouw stem.

Jouw gegevens kunnen ook verwerkt worden om geschillen te beslechten, klachten te behandelen of in het kader van juridische procedures.

Hoe bekomt REFIBO deze gegevens?

Deze gegevens kunnen wij rechtstreeks van jou verkrijgen, doordat je ze zelf achterlaat op onze website. Bijvoorbeeld bij het online invullen van formulieren.

Deze gegevens kunnen wij ook onrechtstreeks verkrijgen via het gebruik door jou als betrokkene van onze website, sociale media en andere(apps) tools (lees hiervoor ons cookiebeleid).

Welke rechtsgrondslag hanteert REFIBO voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Naargelang het geval verzamelen, bewaren, gebruiken en verwerken wij jouw gegevens op grond van:

• De uitvoering van een overeenkomst.
• Jouw vrije, expliciete en ondubbelzinnige toestemming. Deze kan je op elk moment terug intrekken.
• Ons gerechtvaardigd belang om nieuwe klanten te werven.

Welke persoonsgegevens verwerkt REFIBO?

REFIBO verwerkt volgende gegevens:

• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres, naam, voornaam,…).
• Andere persoonsgegevens die je achterlaat op de website.
• Gegevens die wij verkrijgen via het gebruik door jou als betrokkene van onze website, sociale media en andere(apps) tools.

Wie zijn de ontvangers van jouw persoonsgegevens?

Bij het verwerken van jouw gegevens kunnen zowel mensen van REFIBO als mensen van externe organisaties betrokken zijn.

Vanuit REFIBO zijn volgende mensen betrokken:

• Mensen die betrokken zijn bij het opstellen van een offerte, het aanbieden van een TIA-scan of brochure.
• Mensen die de informatie die cookies genereren verwerken.

Gegevens kunnen desgevallend aan volgende derden worden doorgegeven:

• Softwareleveranciers,

Hoelang bewaart REFIBO jouw persoonsgegevens?

Voor de bewaartermijnen van persoonsgegevens die via cookies worden bekomen, zie ons cookiebeleid.

Indien jouw persoonsgegevens worden verwerkt om een overeenkomst uit te voeren, worden jou gegevens tot 1 jaar na het einde van het contract bijgehouden.

Wij houden jouw gegevens voor profiling en prospecting bij tot 1 jaar na het laatste contact.

De gegevens die werden ingevuld in een online enquête, survey of publieksstemming worden 1 jaar bijgehouden na de invulling ervan.

Deze bewaartermijnen kunnen verlengd worden indien dit nodig is om geschillen te beslechten, klachten te behandelen of in het kader van juridische procedures.

Privacy statement van alle wervings-, selectie- entewerkstellingsprocedures
Deze privacyverklaring is een uitbreiding van de algemene privacyverklaring en is enkel bedoeld om jou als werknemer te informeren over de wijze waarop REFIBO jouw gegevens verzamelt en verwerkt.

Heb je na het lezen van dit privacy statement nog vragen, neem dan contact op met privacy@refibo.be.

Voor welke doeleinden houdt REFIBO jouw gegevens bij?

REFIBO houdt persoonsgegevens van jou bij om een arbeidsovereenkomst te sluiten, uit te voeren, of te beëindigen.

Concreet betekent dit dat wij jouw gegevens onder andere bij houden om:

• te voldoen aan onze verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van jouw salaris, verstrekken van loonstroken, jaaropgaven, maaltijdcheques, het bewerkstelligen van een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen,…;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals dimona aangifte, belastingbetaling, betaling van het juiste salaris, deelname aan een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds,…;
• jouw planning van de dienstverlening en jouw prestaties op te volgen en te evalueren.

REFIBP kan jouw persoonsgegevens ook gebruiken om eventuele subsidies aan te vragen en te verkrijgen.

Daarnaast worden jouw persoonsgegevens bijgehouden om een competentie-ontwikkelingstraject in te richten en op te volgen.

Jouw persoonsgegevens kunnen gebruikt worden om geschillen te beslechten, klachten te behandelen of in het kader van juridische procedures.

Hoe bekomt REFIBO deze gegevens?

Deze gegevens kunnen wij rechtstreeks van jou verkrijgen, doordat je ze hebt meegedeeld tijdens de sollicitatieprocedure of nadien via mondelinge, schriftelijke of elektronische weg.

Deze gegevens kunnen wij ook op via andere manieren verzamelen:

• Via andere personen, voor zover die gerechtigd zijn om jouw persoonsgegevens aan ons over te maken, zoals een hiërarchisch meerdere, collega’s, HR verantwoordelijke, geneesheer (bij ziekte), klanten waar je een opdracht uitvoert of derden.
• Via controlesystemen (tijdsregistratie, opname telefoongesprekken, …).
• Via overheidsinstellingen zoals de RSZ, de Kruispuntbank van de sociale zekerheid,… .
• Via financiële instellingen, bijvoorbeeld in geval van loonbeslag.
• Via een externe controledienst (bij ziekte).

Welke rechtsgronden hanteert REFIBO voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

REFIBO kan jouw persoonsgegevens op onderstaande rechtsgronden verwerken:

• Wettelijke verplichting: sommige gegevens dienen verwerkt worden in het kader van wettelijke verplichtingen.
• Uitvoering van een overeenkomst: sommige gegevens heeft REFIBO nodig om jouw arbeidsovereenkomst uit te voeren.
• Gerechtvaardigd belang: sommige gegevens verwerkt REFIBO in het kader van haar gerechtvaardigd belang.

Welke persoonsgegevens verwerkt REFIBO?

REFIBO verwerkt volgende gegevens:

• Persoonsgegevens die wij zijn bekomen tijdens de sollicitatieprocedure (zie privacyverklaring sollicitanten).
• Identificatiegegevens, zoals naam, voornaam, geboortedatum, geboorte plaats, rijksregisternummer, nationaliteit, burgerlijke staat, kopie ID kaart… .
• Contracten en arbeidsvoorwaarden.
• Payrollinformatie, zoals: jouw rijksregisternummer, adres, anciënniteit, burgerlijke staat, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, eventuele uitkeringen die je ontvangt.
• Aanwerving: titel en beschrijving van de functie, datum van aanwerving, methode van aanwerving, arbeidsvoorwaarden.
• Beëindiging van de betrekking: datum van vertrek, reden van vertrek, gegeven opzegtermijn, beëindigingsvoorwaarden.
• Jouw loon en loonfiches, extralegale voordelen.
• Evaluatieformulieren, aanwezigheid en discipline.
• Overeenkomsten en schikkingen.
• Klachten, incidenten of ongevallen.
• Organisatie van het werk: huidige verantwoordelijkheden, uurregeling, gepresteerde uren, verlofregeling.
• Gezondheid- en medische toestand (een handicap of andere specifieke medisch toestand waar REFIBO rekening mee moet houden (allergie, …) wanneer jij onze bedrijfsgebouwen betreedt of wanneer REFIBO een business lunch organiseert).
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor het aanleggen van een personeelsdossier.
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de verzekering.
• Nummerplaatgegevens van jouw vervoermiddel.
• Gegevens van contactpersonen voor noodgevallen.
• Foto’s.
• Gesprekken die je voert met mensen die naar jou bellen. Deze gegevens worden bijgehouden in het kader van kwaliteitscontrole en de protocollaire geïnformeerde toestemming.
• Eventuele loonbeslagen.
• Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen en cursussen.
• Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
• Gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte.
• Gegevens die noodzakelijk zijn om jouw competentie-ontwikkelingstraject in te richten en op te volgen.
• Links naar jouw Facebook, Instagram en Twitteraccount, LinkedInprofiel indien de informatie die jij hier op plaatst relevant is voor de functie.
• Politieke of levensbeschouwelijke overtuiging (in het kader van de toekenning van politiek verlof of klein verlet, due dilligence opdrachten, sociaalrechtelijk advies,…).

Wie zijn de ontvangers van jouw persoonsgegevens?

Bepaalde persoonsgegevens die wij van jou verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft volgende ontvangers:

• Ons sociaal secretariaat met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en advisering inzake personeelsbeheer.
• De bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen.
• De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, sociale inspectiediensten (bv. Toezicht op Sociale wetten), de federale overheidsdiensten (FOD WASO, FOD Financiën, Fedris), belastingadministratie en overige overheidsdiensten.
• Dienstverleners inzake arbeidsrecht, sociaal zekerheidsrecht en fiscaal recht.
• Verzekeringsmaatschappijen (vb. arbeidsongevallenverzekeraar) en pensioenfondsen.
• De arbeidsgeneesheer, controlegeneesheer en preventieadviseur.
• Instanties betrokken bij de sociale zekerheidsrechten en bij jouw sociale rechten: de mutualiteit, het kinderbijslagfonds.
• Het paritaire comité en de sectorale fondsen.
• Eventueel gerechtsdeurwaarder (loonbeslag) en gerechtelijke instanties.
• Anderen indien we daartoe verplicht worden door dwingende wet- of regelgeving.
• Jouw collega’s.

Enkel de noodzakelijke en relevante gegevens worden bezorgd aan deze ontvangers.

Jouw persoonsgegevens zullen nooit verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking worden gesteld aan derden, behalve zoals hiervoor beschreven of met jouw voorafgaande toestemming.

Hoelang bewaart REFIBO jouw persoonsgegevens als werknemer?

Jouw persoonsgegevens worden in principe tot één jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst bewaard, van deze termijn kan worden afgeweken indien:

– REFIBO wettelijk verplicht is om jouw persoonsgegevens te bewaren;

Zo dienen bijvoorbeeld:

• sociale documenten (algemeen personeelsregister, speciaal personeelsregister, individuele rekening en bijlagen, infofiche loonbonus) tot 5 jaar na de uitdiensttreding te worden bijgehouden;
• fiscale documenten (fiscale fiches) tot 7 jaar na de uitdiensttreding te worden bijgehouden.

– Dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van REFIBO te beschermen.

Na het verstrijken van deze bewaartermijnen worden jouw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.